Qu'est-ce qu'un avis d'échéance de loyer ?
Un avis d'échéance de loyer — aussi appelé « appel de loyer » — est un document que le bailleur envoie au locataire avant la date de paiement pour lui rappeler le montant dû (loyer + charges) et la date limite. Les deux termes désignent exactement le même document.
Il n'est pas obligatoire : ni la loi du 6 juillet 1989, ni la loi ALUR ne l'imposent. Mais c'est une bonne pratique. Un locataire qui reçoit un rappel clair paie plus régulièrement, et vous gardez une trace écrite de ce qui était dû en cas de litige.
Vous pouvez générer le vôtre gratuitement avec notre <a href="/outils-gratuits/avis-echeance-loyer">modèle d'avis d'échéance</a> : le total à payer est calculé automatiquement et le document est prêt à envoyer en PDF, sans inscription.
Avis d'échéance ou quittance : la distinction
C'est la confusion la plus fréquente. L'avis d'échéance est envoyé avant le paiement : il demande. La quittance est remise après paiement complet : elle confirme. L'un anticipe, l'autre prouve.
La quittance, contrairement à l'avis d'échéance, est obligatoire si le locataire la demande (article 21 de la loi du 6 juillet 1989). Les deux documents se complètent dans un bon suivi : l'appel de loyer en début de mois, la <a href="/blog/quittance-loyer-obligations">quittance</a> une fois le paiement reçu.
Que doit contenir un avis d'échéance ?
Aucun format légal n'est imposé, mais pour être utile l'avis doit mentionner : l'identité du bailleur, l'identité du locataire, l'adresse du logement, la période concernée (ex. « loyer de juillet 2026 »), le montant du loyer hors charges, le montant des charges, le total à payer, et la date limite de paiement prévue au bail.
Vous pouvez y ajouter les modalités de paiement (IBAN pour virement, ordre du chèque), d'éventuels arriérés ou une régularisation de charges annuelle. Cela évite les échanges de mails inutiles et clarifie ce que le locataire doit régler.
Quand et comment l'envoyer ?
Envoyez l'avis 3 à 10 jours avant la date d'échéance : assez tôt pour que le locataire anticipe le virement, sans être trop en avance. Si le bail prévoit un paiement le 1er du mois, visez un envoi entre le 20 et le 25 du mois précédent. L'avis se génère chaque mois, pour chaque locataire.
L'email est parfaitement valable et suffisant dans la grande majorité des cas. Le courrier simple convient aussi. Dans tous les cas, conservez une copie de chaque envoi : la date et le contenu serviront de preuve en cas de litige.
Que faire en cas de non-paiement ?
Si l'avis reste sans effet, procédez par étapes. Commencez par une relance écrite (email ou courrier simple). Si cela ne suffit pas, envoyez une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception.
En cas d'impayé persistant, un commissaire de justice peut délivrer un commandement de payer — première étape formelle avant toute procédure judiciaire. Nos <a href="/outils-gratuits/modele-lettre-relance-loyer">modèles de lettres de relance</a> et notre <a href="/blog/relance-loyer-impaye-procedure">guide de la procédure d'impayé</a> détaillent chaque niveau. L'ANIL et les ADIL conseillent gratuitement à chaque étape.
Automatiser l'appel de loyer avec Gerlok
Générer un avis d'échéance à la main, chaque mois, pour chaque locataire, devient vite chronophage dès le deuxième bien. C'est là que l'automatisation prend tout son sens.
Avec Gerlok, l'appel de loyer est généré et envoyé automatiquement par email à chaque locataire, à la date que vous choisissez, puis archivé avec horodatage. La quittance suit automatiquement dès le paiement enregistré. Vous mettez en place un véritable échéancier suivi mois par mois, sans intervention manuelle.