L'obligation de délivrance
Le propriétaire est tenu de délivrer gratuitement une quittance de loyer à tout locataire qui en fait la demande (article 21 de la loi du 6 juillet 1989). Ce document atteste que le locataire est à jour de ses paiements.
La quittance ne peut être délivrée qu'après le paiement intégral du loyer et des charges. En cas de paiement partiel, le propriétaire doit émettre un reçu mentionnant le montant versé.
Les mentions obligatoires
La quittance doit comporter plusieurs mentions obligatoires : le nom et l'adresse du locataire, la période concernée, le détail des sommes versées en distinguant le loyer des charges, ainsi que la date d'émission.
Il est recommandé d'ajouter l'adresse du logement et les coordonnées du propriétaire ou de son mandataire pour faciliter les démarches administratives du locataire.
L'envoi dématérialisé
Depuis la loi ALUR, la quittance peut être transmise par voie dématérialisée (email) avec l'accord préalable du locataire. Cette méthode est plus rapide, écologique et facilite l'archivage.
Avec Gerlok, les quittances sont générées automatiquement dès la confirmation du paiement et envoyées par email au locataire. Elles sont également disponibles dans le portail locataire pour téléchargement à tout moment.
Bonnes pratiques
Émettez les quittances de manière systématique, même si le locataire ne les demande pas expressément. Cela professionnalise votre gestion et constitue une preuve en cas de litige.
Archivez une copie de chaque quittance pendant au moins 3 ans (durée de prescription en matière de loyers). Gerlok conserve automatiquement l'historique complet de vos quittances.