Ajouter un nouveau locataire
Créez la fiche d'un locataire pour le rattacher à un bien, à un bail, et lui donner accès au portail locataire.
Ajouter un locataire est l'étape qui précède la signature du bail et le démarrage des encaissements. Bien remplie, sa fiche alimente automatiquement les quittances, les relances et les courriers. Gerlok vous permet aussi de configurer la garantie (Visale, GLI, caution simple ou solidaire, dépôt de garantie) dès cette étape, ce qui sécurise votre location. Ce guide couvre l'ajout complet d'un nouveau locataire en moins de 3 minutes.
Prérequis
- Un bien déjà ajouté dans Gerlok
- Les coordonnées complètes du locataire (nom, prénom, email, téléphone)
- La pièce d'identité du locataire (optionnel mais recommandé)
- Le type de garantie prévue (Visale, GLI, caution, dépôt)
Étapes à suivre
Accédez à la section Locataires
Depuis le menu latéral, cliquez sur « Locataires » puis sur le bouton « Ajouter un locataire » en haut à droite. Une fenêtre de création s'ouvre. Si vous avez plusieurs biens, commencez par sélectionner le bien auquel le locataire sera rattaché dans la liste déroulante — cette association est modifiable par la suite.
Renseignez les informations personnelles
Saisissez le nom et le prénom du locataire tels qu'ils apparaissent sur sa pièce d'identité (important pour la validité du bail). Entrez son email : cette adresse servira à envoyer automatiquement les quittances, les rappels de paiement et les messages du portail. Ajoutez son numéro de téléphone (mobile de préférence) pour les relances et les situations d'urgence. Si vous connaissez sa date de naissance, son lieu de naissance et sa profession, remplissez-les aussi — ils seront intégrés automatiquement au contrat de bail.
Configurez la garantie locative
Sélectionnez le type de garantie parmi : Visale (gratuit, géré par Action Logement), GLI (Garantie Loyers Impayés, assurance privée), caution simple (un garant physique), caution solidaire (plusieurs garants), ou dépôt de garantie uniquement. Pour une caution, renseignez les coordonnées du garant : Gerlok générera automatiquement l'acte de cautionnement conforme. Pour une GLI, choisissez l'assureur dans la liste ou utilisez notre comparateur GLI pour trouver la meilleure offre.
Invitez-le sur le portail locataire (optionnel)
Cochez la case « Activer le portail locataire » pour envoyer immédiatement une invitation par email. Le locataire recevra un lien unique pour accéder à son espace personnel, sans créer de compte. Il pourra consulter ses quittances, télécharger ses documents, signaler un incident et échanger avec vous. C'est un gain de temps énorme et ça valorise votre image de bailleur professionnel.
Astuces pour aller plus loin
- →Vérifiez l'orthographe exacte du nom : une erreur dans la fiche se propagera sur tous les documents officiels (bail, quittances, courriers) et peut invalider certains actes.
- →Conservez une copie de la pièce d'identité du locataire dans Documents : c'est votre protection en cas de litige ou de contestation de signature.
- →Pour une colocation, créez une fiche par colocataire et liez-les au même bail : la solidarité sera automatiquement prise en compte dans les quittances.
- →Activez le portail locataire dès l'ajout : ça réduit de 70% le volume d'appels et de SMS que vous recevez.
Erreurs courantes à éviter
Utiliser une adresse email partagée
En couple, n'utilisez qu'une seule adresse email : les deux locataires reçoivent les quittances. Chacun peut avoir son propre accès portail sous le même foyer.
Oublier de renseigner la garantie
Sans garantie configurée, Gerlok ne peut pas suivre les délais de dépôt ni alerter sur les renouvellements. Configurez-la dès l'ajout, quitte à mettre « Dépôt de garantie seul ».
Confondre caution et dépôt de garantie
Le dépôt de garantie est une somme versée (1 mois pour un bail vide, 2 mois pour un meublé). La caution est une personne qui se porte garante. Les deux peuvent coexister.
Questions fréquentes
Puis-je ajouter plusieurs locataires pour un même bien ?+
Dois-je ajouter le locataire AVANT de créer le bail ?+
Comment supprimer un locataire ?+
C'est tout !
Vous savez maintenant comment faire. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à contacter le support.