Inviter un locataire sur le portail
Donnez accès au portail locataire pour que votre locataire consulte ses documents, signale des incidents et communique avec vous sans appel téléphonique.
Le portail locataire Gerlok est un espace personnel sécurisé où votre locataire peut consulter ses quittances, télécharger ses documents (bail, diagnostics), signaler un incident avec photos, échanger avec vous par messagerie, et suivre ses paiements. Pour vous bailleur, c'est une réduction immédiate de 70% du volume d'appels, SMS et emails que vous recevez. Et c'est totalement gratuit pour votre locataire. L'invitation prend 10 secondes et ne nécessite aucune création de compte de sa part.
Prérequis
- Un locataire ajouté avec son email correct
- Le locataire doit avoir accès à sa boîte email
- Un bail actif ou en cours de signature
Étapes à suivre
Activez l'accès portail depuis la fiche locataire
Ouvrez la fiche du locataire concerné depuis la section Locataires. Trouvez l'option « Accès portail locataire » (généralement dans la section « Communication » ou en haut de la fiche). Basculez l'interrupteur sur « Activé ». Un email d'invitation est automatiquement envoyé à l'adresse du locataire dans les 30 secondes. Vous pouvez aussi cliquer sur « Envoyer le lien manuellement » pour lui transmettre l'URL d'accès par SMS, WhatsApp ou un autre canal si son email n'est pas opérationnel.
Le locataire reçoit et active son accès
Le locataire reçoit un email clair présentant Gerlok et contenant un lien unique d'accès. En cliquant sur le lien, il arrive directement sur son espace personnel — aucun mot de passe à créer, aucune inscription. Le lien est lié à son email et génère une session sécurisée. Lors de sa première visite, Gerlok lui propose une courte présentation (3 écrans) des fonctionnalités pour qu'il sache quoi en faire.
Fonctionnalités disponibles pour le locataire
Depuis son portail, le locataire peut : consulter l'historique de ses quittances et les télécharger en PDF, voir son bail et ses annexes (DPE, diagnostics, état des lieux), vérifier ses prochaines échéances de loyer et le statut de ses paiements, signaler un incident avec description et photos (plomberie, chauffage, serrurerie…), envoyer des messages directement au bailleur via la messagerie intégrée, et mettre à jour ses coordonnées (téléphone, contact d'urgence).
Suivez l'activité du portail côté bailleur
Côté Gerlok bailleur, vous voyez en temps réel quand le locataire se connecte, consulte un document ou envoie un message. Un indicateur « Portail actif » apparaît dans sa fiche dès qu'il a activé son accès. Les notifications configurables vous alertent en cas de nouveau message, de nouvel incident signalé ou de demande de rendez-vous.
Astuces pour aller plus loin
- →Invitez le locataire au portail DÈS la signature du bail : cela pose un cadre professionnel et réduit immédiatement le volume d'échanges informels.
- →Précisez dans le bail que la communication officielle passe par le portail : toute preuve de notification est ainsi horodatée et incontestable.
- →Si votre locataire est peu à l'aise avec le numérique, proposez-lui un rendez-vous de 10 min pour lui montrer le portail — investissement qui vous fera gagner des heures ensuite.
- →Les notifications email du locataire peuvent être désactivées par lui : pensez à le rassurer sur le fait qu'il reste maître de ses préférences.
Erreurs courantes à éviter
Email invalide
Si vous avez saisi un email avec une faute, l'invitation n'arrive pas et le locataire vous appelle. Vérifiez l'email dans la fiche locataire avant d'envoyer l'invitation.
Ne pas expliquer le portail au locataire
Beaucoup de locataires ne cliquent pas sur l'email car ils ne comprennent pas l'intérêt. Accompagnez l'envoi d'un SMS ou d'un message clair expliquant le bénéfice.
Questions fréquentes
Le portail est-il gratuit pour le locataire ?+
Le locataire doit-il créer un compte ?+
Puis-je désactiver l'accès portail d'un locataire ?+
Que voit le locataire de mes autres biens ou locataires ?+
C'est tout !
Vous savez maintenant comment faire. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à contacter le support.