Répondre à un locataire
Communiquez avec vos locataires via la messagerie intégrée à Gerlok : traçable, archivée, et juridiquement opposable.
La messagerie Gerlok centralise toute votre communication avec vos locataires : questions, demandes, confirmations, relances, négociations. Contrairement au SMS ou à l'email personnel, tous les échanges sont horodatés, archivés et juridiquement opposables. Cela réduit considérablement le risque de litige « il dit / elle dit » et vous permet de prouver vos communications en cas de besoin. Ce guide explique comment utiliser la messagerie efficacement et quelles sont les bonnes pratiques.
Prérequis
- Un locataire ajouté
- Le locataire doit avoir activé son accès au portail (sinon il recevra les messages par email uniquement)
Étapes à suivre
Accédez à la messagerie
Cliquez sur « Messages » dans le menu latéral. Vous arrivez sur une vue type boîte mail : la colonne de gauche liste tous vos locataires avec conversation active, la partie droite affiche la conversation sélectionnée. Les locataires avec un message non lu sont mis en avant avec une pastille colorée. Cliquez sur un locataire pour ouvrir sa conversation complète.
Tapez et envoyez un message
Dans la zone de texte en bas de la conversation, tapez votre message. La mise en forme basique est supportée : gras, italique, liens, puces. Vous pouvez aussi joindre des documents (PDF, images) ou des liens vers des éléments Gerlok (un paiement, un incident, un document). Cliquez sur « Envoyer » : le locataire reçoit immédiatement une notification par email et sur son portail.
Consultez l'historique complet
Tous les échanges sont conservés et horodatés. Faites défiler vers le haut pour voir les messages précédents. Chaque message affiche la date et l'heure exactes d'envoi et de lecture. C'est votre preuve irréfutable en cas de contestation sur une notification, un accord ou un engagement verbal.
Utilisez les modèles de messages
Pour gagner du temps, Gerlok propose des modèles prêts à l'emploi : relance de paiement (3 niveaux), confirmation d'encaissement, réponse à incident, convocation à l'état des lieux de sortie, préavis, convocation AG copropriété. Cliquez sur « Utiliser un modèle » au-dessus de la zone de saisie pour insérer le texte, puis personnalisez-le avant envoi.
Astuces pour aller plus loin
- →Toujours privilégier la messagerie Gerlok au SMS : ça protège votre responsabilité juridique en cas de litige.
- →Utilisez les modèles pour les communications récurrentes (relances, rappels DPE, convocation) : vous gagnez 5 min par message.
- →N'oubliez pas que tout message est visible par le locataire : restez toujours professionnel et courtois, même en cas de conflit.
- →Activez les notifications push pour être alerté immédiatement d'un nouveau message et répondre dans la foulée.
Erreurs courantes à éviter
Utiliser WhatsApp ou SMS en parallèle
Mélanger les canaux crée des ambiguïtés. Centralisez tout sur Gerlok : c'est plus sûr, traçable et opposable juridiquement.
Ne pas archiver les accords importants
Si vous négociez verbalement un échéancier de paiement, résumez-le par écrit dans la messagerie : c'est votre seule preuve en cas de désaccord ultérieur.
Écrire sous le coup de l'émotion
Un message impulsif reste dans l'historique et peut vous desservir. Relisez toujours avant d'envoyer un message à un locataire en conflit.
Questions fréquentes
Les messages Gerlok sont-ils juridiquement opposables ?+
Puis-je supprimer un message envoyé par erreur ?+
Le locataire peut-il lire un message sans que je le sache ?+
C'est tout !
Vous savez maintenant comment faire. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à contacter le support.