Envoyer une quittance par email
Les quittances sont envoyées automatiquement dès l'encaissement. Apprenez aussi à les renvoyer manuellement ou à les envoyer en lot.
Sur Gerlok, l'envoi des quittances est totalement automatisé : dès qu'un paiement est marqué comme encaissé, la quittance PDF est générée et envoyée par email au locataire dans les 60 secondes. Ce guide explique ce processus automatique, ainsi que les cas où vous voulez reprendre la main manuellement : renvoi après perte, envoi groupé de plusieurs mois, modification avant envoi, ou envoi à une adresse différente.
Prérequis
- Un paiement encaissé dans Gerlok
- Une adresse email valide sur la fiche du locataire
- Un compte email confirmé côté bailleur
Étapes à suivre
L'envoi automatique après encaissement
Le cas standard : vous encaissez un paiement (manuellement ou automatiquement via SEPA), Gerlok détecte le statut « Payé » et génère immédiatement la quittance au format PDF conforme à la loi. Un email est envoyé au locataire avec la quittance en pièce jointe, un message cordial pré-rédigé et un lien vers son portail. Vous recevez vous-même une confirmation d'envoi dans votre interface. Aucune action requise de votre part : vous pouvez vous concentrer sur autre chose.
Renvoyer une quittance manuellement
Si le locataire a supprimé l'email par erreur ou s'il vous demande une copie, allez dans « Paiements », cliquez sur le paiement concerné, puis sur le bouton « Renvoyer la quittance ». L'email est renvoyé immédiatement avec la même quittance PDF. Si l'email du locataire a changé depuis l'envoi initial, mettez-le à jour dans la fiche locataire avant le renvoi — sinon l'email risque d'atterrir à une mauvaise adresse.
Envoyer une quittance à une adresse ponctuelle
Parfois, le locataire veut que la quittance soit envoyée à une adresse différente (ex. son employeur pour l'allocation logement, son comptable, ou un dossier administratif). Depuis le paiement, cliquez sur « Envoyer à une autre adresse », saisissez l'email souhaité, et ajoutez un message personnalisé si besoin. L'adresse principale de la fiche locataire n'est pas modifiée.
Envoi groupé de plusieurs quittances
Pour envoyer plusieurs quittances en même temps (par exemple, une année complète à votre comptable ou à un organisme de contrôle), utilisez la fonction « Export multi-quittances » depuis la section Paiements. Sélectionnez la période, le(s) locataire(s), puis cliquez sur « Générer un ZIP » ou « Envoyer par email ». Gerlok génère un fichier ZIP contenant toutes les quittances sélectionnées en PDF.
Astuces pour aller plus loin
- →Le locataire peut toujours retrouver ses quittances sur son portail locataire : encouragez-le à l'utiliser plutôt que de vous redemander un renvoi email.
- →Si vous gérez une colocation avec plusieurs emails, Gerlok envoie la quittance à tous les colocataires par défaut — modifiable depuis les paramètres de chaque fiche.
- →Pour un bail SCI, vous pouvez ajouter des destinataires en copie (CC) : utile pour tenir informé un associé ou un mandataire.
Erreurs courantes à éviter
Email du locataire obsolète
Si le locataire a changé d'email sans vous prévenir, la quittance arrive en boîte inactive. Demandez à chaque locataire de mettre à jour ses coordonnées depuis son portail.
Envoyer une quittance avant encaissement
La quittance certifie le paiement. L'envoyer avant d'avoir effectivement encaissé est une mauvaise pratique : si le virement est rejeté, vous avez créé un document falsifié.
Questions fréquentes
La quittance peut-elle être refusée par un locataire ?+
Puis-je envoyer une quittance par courrier postal ?+
Combien de temps conserver les quittances ?+
C'est tout !
Vous savez maintenant comment faire. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à contacter le support.