Gérer les paiements partiels
Gérez proprement les situations où un locataire ne paie qu'une partie du loyer : suivi du reste à payer, relances et régularisation.
Les paiements partiels sont fréquents : un locataire en difficulté qui verse une fraction du loyer, une colocation où un seul colocataire paie sa part, ou une régularisation en retard après un impayé. Gerlok gère cela proprement : statut « Partiel », suivi du reste à payer, relances adaptées, génération de la quittance uniquement quand le montant total est atteint. Attention : juridiquement, vous ne devez PAS émettre de quittance pour un paiement partiel — vous devez délivrer un reçu. Gerlok respecte cette règle.
Prérequis
- Un bail actif
- Un paiement mensuel généré en attente d'encaissement
- Le montant partiel effectivement reçu
Étapes à suivre
Ouvrez le paiement concerné
Dans la section Paiements, trouvez le paiement du mois concerné et cliquez dessus pour ouvrir son détail. Vous voyez le montant attendu total (loyer + charges). Cliquez sur « Encaisser ce paiement ».
Saisissez le montant réellement reçu
Dans la fenêtre d'encaissement, remplacez le montant par défaut (qui correspond au total attendu) par le montant effectivement reçu. Par exemple, si le loyer attendu est de 800 € et que le locataire n'a versé que 500 €, saisissez 500 €. Cochez si besoin la case « Ce montant ne couvre pas le total attendu ». Le statut du paiement passera automatiquement en « Partiel » et non « Payé ».
Gerlok émet un reçu (pas une quittance)
Juridiquement, vous n'avez pas le droit d'émettre une quittance tant que le loyer n'est pas intégralement payé. Gerlok respecte cette règle : au lieu de générer la quittance, il émet un « reçu de paiement partiel » précisant le montant reçu et le solde restant dû. Ce document peut être envoyé au locataire comme preuve du versement, sans fausse certification.
Suivez le reste à payer
Sur la fiche du paiement, le reste à payer est affiché en rouge. Des rappels automatiques sont envoyés au locataire à J+3, J+7 et J+15 après l'échéance. Dans votre tableau de bord, le paiement apparaît dans la section « Impayés » avec son montant résiduel. Vous pouvez aussi activer une escalade automatique : mise en demeure à J+30 puis commandement de payer à J+60.
Complétez le paiement à la régularisation
Quand le locataire vous verse le complément, retournez sur le paiement et cliquez sur « Compléter ce paiement ». Saisissez le montant du complément et la date de réception. Dès que le cumul atteint ou dépasse le montant total attendu, le statut bascule en « Payé » et Gerlok génère cette fois la vraie quittance, qui est envoyée au locataire.
Astuces pour aller plus loin
- →Gardez une trace écrite de tout accord de paiement fractionné (email ou courrier) : cela vous protège en cas de litige ultérieur.
- →Ne jamais générer de quittance pour un paiement partiel : c'est un faux en écriture et peut vous exposer pénalement.
- →Si les paiements partiels deviennent récurrents, engagez une procédure de mise en demeure plutôt que d'accumuler les retards.
- →Activez les notifications d'impayés pour être alerté immédiatement si un paiement reste incomplet au-delà de 5 jours.
Erreurs courantes à éviter
Émettre une quittance pour un paiement partiel
Grosse erreur juridique : la quittance certifie le paiement INTÉGRAL. Émettre une quittance pour un paiement partiel vous prive de votre droit de recouvrement sur la partie impayée.
Oublier de réclamer le complément
Un paiement partiel oublié dans Gerlok accumule des intérêts moratoires légaux (taux d'intérêt légal). Relancez systématiquement, même pour de petits montants.
Questions fréquentes
Dois-je accepter un paiement partiel ?+
Le reçu de paiement partiel a-t-il une valeur légale ?+
Comment relancer efficacement un paiement partiel ?+
C'est tout !
Vous savez maintenant comment faire. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à contacter le support.