Encaisser un paiement
Enregistrez un paiement de loyer en 30 secondes et générez automatiquement la quittance conforme à envoyer au locataire.
Encaisser un paiement sur Gerlok est une opération simple qui déclenche toute la chaîne de gestion : marquage du paiement comme reçu, génération automatique de la quittance conforme, envoi par email au locataire, mise à jour des statistiques de votre tableau de bord. Vous avez plusieurs options d'encaissement : virement bancaire, chèque, espèces, prélèvement SEPA automatique. Ce guide couvre le cas standard et les cas particuliers (paiement partiel, retard, paiement anticipé).
Prérequis
- Un bail actif dans Gerlok
- Des paiements générés pour le mois en cours (automatique ou manuel)
- Les informations du paiement reçu (montant, date, mode)
Étapes à suivre
Générez les paiements du mois (si pas déjà fait)
Si les paiements mensuels ne sont pas encore générés, cliquez sur « Paiements » dans le menu latéral puis sur « Générer les paiements ». Gerlok crée automatiquement une échéance pour chaque bail actif du mois, en respectant le jour de paiement défini dans le bail (généralement le 1er). Cette génération est normalement automatique tous les 1ers du mois, mais vous pouvez la déclencher manuellement pour anticiper ou corriger une omission.
Cliquez sur le paiement à encaisser
Dans la liste des paiements en attente, identifiez celui que vous voulez marquer comme reçu (filtres disponibles : par bien, par locataire, par mois). Cliquez sur la ligne du paiement pour ouvrir son détail. Vous voyez le montant attendu (loyer + charges), la date d'échéance, le statut actuel (« Attendu », « Partiel », « Payé »), et l'historique des paiements passés du même locataire.
Enregistrez l'encaissement
Cliquez sur le bouton « Encaisser ce paiement ». Une fenêtre s'ouvre : saisissez la date effective de réception (par défaut aujourd'hui), le montant exact reçu, le mode de paiement (virement, chèque, espèces, CB, prélèvement SEPA), et éventuellement une référence (numéro de chèque, libellé virement). Si le montant reçu correspond exactement au montant attendu, le paiement passe automatiquement au statut « Payé ». Sinon, il passe en « Partiel ».
Quittance générée et envoyée automatiquement
Une fois l'encaissement validé, Gerlok génère instantanément la quittance PDF conforme (mentions légales obligatoires incluses : identité des parties, période concernée, détail loyer/charges, montant total, date). Elle est envoyée par email au locataire dans la minute, et mise à disposition sur son portail locataire. Une copie est archivée dans la section Documents pour votre référence. Vous n'avez rien d'autre à faire.
Astuces pour aller plus loin
- →Utilisez les références bancaires pour retrouver rapidement un paiement en cas de contestation : saisissez toujours le numéro de virement ou de chèque dans la référence.
- →Si plusieurs locataires paient le même jour (1er du mois), utilisez la fonction « Encaisser en masse » : sélectionnez plusieurs paiements et validez-les d'un coup.
- →Pour les paiements en espèces, conservez toujours une trace papier en plus de l'enregistrement Gerlok — obligation légale depuis la loi ALUR.
- →Activez les rappels automatiques pour que Gerlok vous alerte dès qu'un paiement dépasse de 3 jours sa date d'échéance sans encaissement.
Erreurs courantes à éviter
Saisir une date d'encaissement incorrecte
La date d'encaissement apparaît sur la quittance et doit correspondre à la date réelle de réception des fonds. Une erreur peut créer une confusion lors d'une contestation.
Oublier de traiter un paiement partiel
Si vous encaissez un montant inférieur au loyer attendu, n'oubliez pas de renseigner le complément dès sa réception. Un paiement « Partiel » ne génère pas de quittance tant que le montant total n'est pas atteint.
Questions fréquentes
Puis-je encaisser un paiement sans générer de quittance ?+
Que faire si le locataire paie deux mois en une fois ?+
La quittance peut-elle être refusée ?+
Puis-je automatiser totalement l'encaissement ?+
C'est tout !
Vous savez maintenant comment faire. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à contacter le support.