Uploader un document
Ajoutez des documents à vos biens, locataires ou baux : diagnostics, assurances, justificatifs de revenus, photos, etc.
La section Documents de Gerlok centralise toutes les pièces justificatives liées à votre activité locative : diagnostics techniques, attestations d'assurance, pièces d'identité des locataires, photos d'état des lieux, factures de travaux, justificatifs de revenus. Bien organisée, elle vous fait gagner un temps énorme en cas de contrôle fiscal, de litige ou de contrôle de copropriété. Ce guide montre comment uploader, catégoriser et partager vos documents de manière efficace.
Prérequis
- Un compte Gerlok actif
- Les fichiers à uploader au format PDF, image (JPG/PNG) ou Word
- Taille maximale 10 Mo par fichier
Étapes à suivre
Accédez à la section Documents
Cliquez sur « Documents » dans le menu latéral. Vous arrivez sur la liste de tous vos documents, triés par date d'ajout. Utilisez les filtres en haut pour retrouver rapidement un document : par type (bail, diagnostic, assurance…), par bien, par locataire, ou par date. Le champ de recherche vous permet de trouver un document par son nom ou ses mots-clés.
Cliquez sur « Ajouter un document »
Un bouton bleu en haut à droite vous permet d'uploader un nouveau document. Une fenêtre s'ouvre avec plusieurs champs. Vous pouvez aussi glisser-déposer directement un fichier depuis votre bureau dans la zone « Drag & Drop » prévue à cet effet — pratique pour plusieurs fichiers d'un coup.
Sélectionnez le type et le fichier
Choisissez d'abord le type de document dans la liste : bail, diagnostic DPE, diagnostic amiante, diagnostic plomb, assurance PNO, attestation loyer, photo, facture, autre. Le type détermine comment Gerlok classe et utilise le document. Ensuite, sélectionnez le fichier à uploader depuis votre ordinateur. Format accepté : PDF (recommandé), JPG, PNG, DOC, DOCX. Taille maximale 10 Mo.
Rattachez le document à un élément
Pour retrouver facilement le document plus tard, rattachez-le à un élément précis : un bien (ex. appartement rue de Bastille), un locataire (ex. Jean Dupont), un bail (ex. bail meublé 2026), ou plusieurs à la fois. Cette association est essentielle : elle rend le document visible sur la fiche concernée et déclenche les alertes automatiques (ex. rappel expiration DPE).
Activez le partage si nécessaire
Certains documents doivent être visibles par le locataire (bail, DPE, diagnostics). Cochez la case « Partager avec le locataire » pour les exposer automatiquement dans le portail locataire. Les quittances et les documents techniques liés au bail sont partagés par défaut. Vous pouvez aussi ajouter des notes privées visibles uniquement par vous (ex. rappel interne, numéro de dossier).
Astuces pour aller plus loin
- →Nommez vos fichiers de façon cohérente avant l'upload (ex. « DPE_Bastille_2026.pdf ») : ça facilite la recherche et l'archivage.
- →Uploadez systématiquement une version couleur ET une version scannée en noir et blanc pour les documents légaux : certaines administrations préfèrent l'une ou l'autre.
- →Utilisez l'OCR automatique de Gerlok : le contenu des PDF et images est indexé pour la recherche plein texte.
- →Pour un volume important (ex. historique de 10 ans), utilisez l'import en lot en ZIP — Gerlok extrait automatiquement les fichiers.
Erreurs courantes à éviter
Ne pas rattacher le document
Un document « orphelin » (sans rattachement) ne déclenche pas les alertes et n'apparaît pas sur les fiches. Prenez toujours 5 secondes pour le lier au bon bien ou locataire.
Uploader des fichiers trop lourds
Au-delà de 10 Mo, l'upload est refusé. Compressez vos PDF avec un outil comme Smallpdf ou ilovepdf avant l'upload.
Oublier de partager les documents obligatoires
Le DPE doit être remis au locataire dès la signature du bail. Pensez à cocher « Partager avec le locataire » pour qu'il apparaisse automatiquement sur son portail.
Questions fréquentes
Quelle est la limite de stockage Gerlok ?+
Mes documents sont-ils sauvegardés ?+
Puis-je imprimer un document depuis Gerlok ?+
C'est tout !
Vous savez maintenant comment faire. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à contacter le support.