Le principe de la régularisation
Chaque mois, le locataire verse une provision pour charges en plus de son loyer. Cette provision est une estimation basée sur les charges de l'année précédente. La régularisation consiste à comparer, une fois par an, le total des provisions versées au total des charges réellement supportées.
Obligation légale et délais
L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose au bailleur de régulariser les charges au moins une fois par an. Le décompte par nature de charges doit être communiqué au locataire 1 mois avant la régularisation. Le bailleur dispose de 3 ans pour régulariser (article 7-1 de la loi). Au-delà, les charges non régularisées sont prescrites.
Les charges récupérables : liste complète
Les principaux postes récupérables
Eau froide et chaude (consommation + entretien compteurs), chauffage collectif (combustible + entretien chaudière), ascenseur (électricité + entretien), entretien des parties communes (ménage, produits, ampoules), espaces verts (entretien, arrosage), taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), et redevance d'assainissement. La liste complète figure au décret n° 87-713.
Ce qui n'est PAS récupérable
Les charges non récupérables restent à la charge du propriétaire : gros travaux (ravalement, toiture, remplacement d'ascenseur), honoraires de syndic, frais de contentieux, taxe foncière, assurance de l'immeuble (sauf part locative), frais d'acte et de gestion. Le montant des charges sur la quittance doit distinguer les charges récupérables des provisions.
Méthode de calcul pas à pas
Voici la méthode pour calculer la régularisation de charges de votre locataire.
Les 4 étapes de la régularisation
1. Rassembler les justificatifs de charges réelles de l'année (décompte de copropriété ou factures directes). 2. Calculer la quote-part du locataire (tantièmes ou prorata surface). 3. Totaliser les provisions versées par le locataire sur la même période. 4. Calculer le solde : charges réelles − provisions versées. Si négatif = trop-perçu à rembourser. Si positif = complément à percevoir. Le complément peut être étalé sur 12 mois si le locataire le demande et si la régularisation n'a pas été effectuée dans l'année suivant l'exigibilité.