Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?
Une quittance de loyer est le document écrit par lequel le bailleur reconnaît avoir reçu le paiement complet du loyer et des charges d'un locataire pour une période donnée. C'est la preuve officielle que le locataire est à jour de ses obligations.
Elle est aussi un justificatif de domicile reconnu : le locataire peut en avoir besoin pour une demande de crédit, un dossier de logement ou une démarche administrative. Il est recommandé de la conserver 3 ans (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Notre guide complet sur les obligations liées à la quittance détaille tous les cas pratiques.
Quittance ou reçu : ne pas confondre
La quittance atteste d'un paiement complet du loyer et des charges. Le reçu, lui, n'atteste que d'un paiement partiel. Cette distinction est capitale : si vous remettez une quittance alors que le locataire n'a payé qu'une partie du loyer, vous renoncez implicitement à réclamer le solde, ce qui peut vous être opposé en justice.
La quittance vaut aussi bien pour une location vide que pour une location meublée : les règles de l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 sont identiques.
Vos obligations légales de bailleur
La délivrance de la quittance est strictement encadrée. Le propriétaire ne peut ni refuser de la fournir, ni en facturer l'émission ou l'envoi.
Article 21 de la loi du 6 juillet 1989
L'article 21 dispose que le bailleur est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande, en distinguant le loyer des charges. Cette obligation s'applique à toutes les locations (vides, meublées, étudiantes). Toute clause du bail prévoyant des frais d'envoi de quittance est nulle.
Sanctions en cas de refus
Refuser de délivrer une quittance n'est pas anodin. Depuis la loi n° 2024-322 du 9 avril 2024, le refus d'établir une quittance ou un reçu est puni d'un an d'emprisonnement et de 20 000 € d'amende pour une personne physique, et jusqu'à 100 000 € pour une personne morale (SCI, SARL).
Les mentions obligatoires d'une quittance
Un modèle de quittance conforme contient 9 informations précises — ni plus, ni moins. L'absence de l'une d'elles peut rendre le document contestable.
Les 9 mentions à faire figurer
(1) Nom et adresse du bailleur (ou de son mandataire) ; (2) nom du locataire tel qu'il figure au bail ; (3) adresse complète du logement loué ; (4) période concernée (ex. « du 1er au 31 juillet 2026 ») ; (5) montant du loyer hors charges ; (6) montant des charges locatives, distinct du loyer ; (7) montant total payé ; (8) date d'émission ; (9) signature du bailleur ou du gestionnaire mandaté.
Le titre du document doit explicitement mentionner « quittance de loyer » — et non « reçu » ou « attestation de paiement » — pour avoir pleine valeur juridique.
Pourquoi distinguer loyer et charges
La ventilation loyer / charges est obligatoire. Elle permet au locataire de justifier ses charges auprès de la CAF (aides au logement) et au bailleur de tracer ce qui relève du loyer versus du remboursement de frais. Une quittance globale « 850 € reçus » n'est pas conforme : il faut écrire « Loyer : 780 € + Charges : 70 € = 850 € ».
Comment remplir une quittance conforme
Remplir une quittance ne prend pas plus de 2 minutes avec les bonnes informations sous la main.
Étape par étape avec notre modèle
Munissez-vous du loyer hors charges et des provisions sur charges (indiqués au bail), du nom exact du locataire et de la période concernée. Renseignez ensuite chaque champ de notre générateur de quittance gratuit : le total est calculé automatiquement et le document est mis en page selon les mentions obligatoires, prêt à télécharger en PDF.
Ce qu'il ne faut jamais faire
N'émettez jamais de quittance si le loyer n'a pas été payé en totalité (utilisez un reçu). N'antidatez pas une quittance pour « rattraper » un retard de gestion : c'est un faux en écriture, lourdement sanctionné en cas de litige. Ne facturez pas l'envoi au locataire, même par recommandé.
Cas particuliers
Paiement partiel : reçu, pas quittance
Si le locataire ne verse qu'une partie du loyer (par ex. 500 € sur 800 €), remettez un reçu mentionnant la somme exacte versée. Vous n'émettrez la quittance qu'une fois le paiement complet reçu. Si les retards s'accumulent, utilisez nos modèles de lettres de relance et notre guide de la procédure d'impayé.
Quittance pour une période ancienne
Un locataire peut réclamer une quittance pour un mois passé : vous devez la lui délivrer si le loyer correspondant a bien été payé. Indiquez la période exacte et la date réelle d'émission, sans jamais antidater le document.
Quittance et colocation
En colocation avec bail unique et clause de solidarité, une seule quittance est émise au nom de tous les colocataires pour le montant total. Avec des baux individuels, chaque colocataire reçoit sa propre quittance pour sa part de loyer.
Envoi par email et conservation
L'envoi dématérialisé (loi ALUR)
Depuis la loi ALUR de 2014, la quittance peut être transmise par email avec l'accord préalable du locataire. Ce consentement peut être prévu au bail ou donné séparément, et retiré à tout moment. L'envoi par email est immédiat, traçable et sans frais. Avec Gerlok, la quittance est générée et envoyée automatiquement dès la réception du paiement.
Combien de temps conserver les quittances
Le locataire conserve ses quittances 3 ans après la fin du bail (prescription des actions en paiement des loyers). Le bailleur a intérêt à garder une copie au moins aussi longtemps — idéalement plus, la pièce servant de justificatif comptable en cas de contrôle fiscal des revenus fonciers.